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電話面接で応対記録をもらってますか?

最近の審査官は、最低1回は補正案を見てくれます。電話をすると結構優しい対応にホッとします。

 

これまでの経験から、審査官とスムーズにFAXでやり取り(電話面接)する際のポイントをシェアしたいと思います。

 

1.応答期限まで2週間以上あると安心。

最近は、国内出願も応答期限を気軽に延長できるようになったから、少し気がラクになりましたが、期限まで2週間ぐらいあったら、基本的に審査官は補正案にコメントするのを断れないはずです。

念のため、補正案を作る前に、審査官が見てくれるか電話するとなお良いと思います。審査官が海外出張などの場合もあり、そういう場合は補正案を作ったとしても見てもらえない可能性があります。

 

2.FAXする前に必ず電話すること。

審査官には秘書のような存在の事務員はいません。そして、FAXは審査官のいる場所から離れた所にあります。つまり、補正案を突然FAXしても、審査官がしばらく気がつかないことが多々あります。必ず、審査官に補正案を送ることを連絡しましょう。

 

3.電話の際は出願番号を。発送日よりは起案日の方が良い。

審査官に願番を伝えます。この際、大抵の審査官は、システムに願番を入力して現在のステータスや内容を確認します。ここで、発送日を伝えても審査官にはあまり意味はありません。審査官は発送日で案件を管理してないからです。むしろ、起案日で案件を管理している人の方が多いと思うので、拒絶理由通知に記載されている起案日を教えてあげると、審査官はピンとくるかもしれません。(発送日は応答期限を知らせるためにお伝えするのも重要なのですが)

 

願番を伝えて、審査官に突然具体的な内容を話し出す人がいるのですが、ここで具体的な内容を伝える意味はほぼゼロと思います。審査官は内容をちゃんと覚えてないからw 毎日似たような内容の案件を数件処理しているので、数週間経つと記憶はかなり薄れてますよね。(システムに提出した瞬間忘れるということもあったり。。。)

 

願番と補正案送ります、だけでいいと思います。

 

4.補正案はどんな体裁でもいい。 

補正案って、どんな体裁でもいいと思います。非公式な書類だから。補正書や意見書のフォーマットではなく、普通のwordのフォーマットで、クレーム案と意見の要点だけという人もいれば、正式な補正書、意見書のフォーマットで、内容も提出するときみたいにきちっと書いてある人もいます。ただ、最終的には応対記録として公開されてしまうので、代理人として恥ずかしい形式はやめた方がいいと思います。

 

5.応対記録は送ってもらえる。

審査官から補正案に対するコメントをいただいたら、応対記録を送ってほしいとお願いするとFAXしてもらえます。審査官は代理人等とのやり取りを記録に残さなければいけないので、応対記録という書類を必ず作っています。これはjplatpatでも確認することができるのですが、大抵の審査官はやり取り後、すぐに作成するはずなので、そこでFAXしてもらえます。応対記録があるとクライアントに報告する際もラクですよね。意外に応対記録が欲しいとお願いする代理人はいない印象です。

補正案に対して細かいやり取りがあった場合など、自分の理解と審査官の理解とで乖離がないか確認する意味でも、応対記録はもらっておいた方が絶対良いです。

 

以上、電話面接でのポイントでした。審査官とのやり取りなんて緊張するって人もいると思います。拒絶理由通知では冷たい印象でも、話して見ると、いい人が多いです。電話面接すると中間対応1回分得した気持ちになるし、オススメです。